仕事が早い人の秘密はここにある｜作業効率を高める具体的な方法を解説
業務量は増えるのに時間は限られている──そんな中で成果を出すには、これまで以上に「作業効率」が問われる時代になっています。働き方の多様化やテレワークの普及により、仕事の質やスピードが重視されるようになり、従来のやり方を見直す必要性が高まっています。 この記事では、作業効率の向上をテーマに、日々の業務に役立つ具体的な改善方法や、すぐに取り入れられる工夫、仕事を支える便利なツールまでを幅広くご紹介します。明日からの働き方を前向きに変えるヒントを、ぜひ見つけてください。 働き方の変化とともに高まる「作業効率」の重要性 近年、多くの企業で働き方改革や業務のデジタル化が進み、それに伴って私たちの仕事の進め方も大きく変化しています。特にテレワークやフレックス勤務の普及により、上司や同僚と物理的に離れて働くケースが増えたことで、成果が見える働き方が求められるようになりました。 このような環境下では、働いた時間よりも「どれだけ価値を生み出したか」が重視される傾向が強まり、企業側でも成果ベースの評価を取り入れる動きが広がりつつあります。そのため、非効率な作業やムダな業務フローを見直し、作業効率を高めることの重要性が増しているのです。 さらに、少子高齢化による人材不足の影響もあり、限られた人数で成果を最大化するためには、一人ひとりの生産性を向上させることが欠かせません。こうした背景から、「いかに効率よく成果を出すか」は、現代の働き方における最重要課題のひとつとなっています。 生産年齢人口は減少するなかで、生産性向上は必須 引用：総務省による令和4年版高齢社会白書（全体版） より 少子高齢化により、日本での生産年齢人口（15歳から64歳）は平成7年に8,716万人でピークを迎えたものの、その後令和3年には7,450万人まで減少し、2050年には5,275万人にまで減少することが見込まれています。 日本全体で生産年齢人口が減少するこうした状況も踏まえ、一人一人が作業効率を向上させることが求められています。 作業効率の向上がもたらす3つのメリット 作業効率の向上は、単に仕事を早く終わらせるためだけのものではありません。個人の働き方からチーム全体の成果、そして企業の成長にまで好影響を与える重要な取り組みです。 効率よく仕事を進められるようになると、業務時間が短縮されるだけでなく、メンタル面の安定や、組織内のコミュニケーション改善といった副次的な効果も期待できます。ここでは、作業効率の改善によって得られる代表的な3つのメリットについて詳しく解説します。 残業時間の削減とワークライフバランスの向上 作業効率が上がれば、限られた時間内でより多くの仕事をこなすことができるようになります。これにより、これまで残業に充てていた時間を削減できるようになり、プライベートの時間を確保する余裕が生まれます。 ワークライフバランスが整うことで、家族との時間や趣味、十分な睡眠といった心身をリセットできる時間をしっかり取ることができ、仕事への集中力やモチベーションの向上にもつながります。 特に長時間労働が常態化している職場では、作業効率の改善が働き方そのものを見直すきっかけとなり、健全な職場環境づくりにも貢献するでしょう。 精神的なゆとりが生まれ、ストレスが軽減される 作業効率が低いと、「やることが終わらない」「常に時間に追われている」といった精神的なプレッシャーを感じやすくなります。仕事の終わりが見えない状態は、ストレスや不安の大きな原因にもなります。 一方で、タスクがスムーズに進むようになると、業務に対する見通しが立ちやすくなり、気持ちにも余裕が生まれます。効率的な働き方は、結果としてメンタルヘルスの安定にも寄与し、職場全体の雰囲気改善にもつながるのです。 チーム全体の連携が良くなり、成果も向上する 作業効率の向上は、個人だけでなくチームのパフォーマンス改善にも大きな影響を与えます。たとえば、業務フローの最適化や情報共有の仕組みを整えることで、「誰が何をやっているか」が明確になり、無駄な重複作業や確認作業が減ります。 また、効率的に動ける組織は、メンバー同士の信頼関係やコミュニケーションの質も高まりやすく、結果としてプロジェクトの成果やクライアント満足度の向上にもつながります。作業効率の改善は、まさにチーム力の底上ともいえる取り組みです。 個人でできる作業効率の上げ方10選｜今日から実践できる具体策 「作業効率を上げたい」と思っても、何から手をつけるべきか迷ってしまうこともあるでしょう。大切なのは、小さな工夫や習慣を積み重ねていくことです。日々の働き方を少しずつ見直すだけで、仕事のスピードや質が大きく変わる可能性があります。 ここでは、特別な道具や環境がなくても、誰でもすぐに始められる「個人でできる作業効率アップの方法」を10個ご紹介します。ぜひ気になるものから取り入れてみてください。 1. スケジュール管理で1日の動きを「見える化」する 1日のスケジュールを明確に立てることで、無駄な時間を減らし、作業への集中力を高めることができます。朝のうちに「何時に何をやるか」をざっくり決めておくだけでも効果は絶大です。Googleカレンダーや紙の手帳など、自分が使いやすいツールで構いません。 ポイントは、移動・食事・休憩などの時間も含めて予定に組み込むことです。予定が可視化されると、メリハリをつけて動けるようになります。 2. タスクに優先順位をつけて重要な仕事から着手 効率よく動くためには、「今やるべきこと」と「後でもよいこと」を明確に区別する必要があります。優先順位づけには、「重要度×緊急度」のマトリクス（アイゼンハワー法）や、ABC法などが役立ちます。 多くの人にとって午前中は脳が最も冴えている時間帯と言われています。まずは、自分にとって集中しやすい時間帯を見極め、その時間に重要なタスクを配置することで、より効率的に作業が進むようになります。 3. ポモドーロ・テクニックで集中時間をつくる ポモドーロ・テクニックとは、「25分作業＋5分休憩」を1セットとして繰り返す時間管理法です。人間の集中力には限界があるため、あえて短いサイクルで区切ることで、集中しやすくなり、疲れもたまりにくくなります。 特別な準備は必要なく、スマホのタイマー機能など、身近なもので気軽に始められるのも魅力です。 4. 通知をオフにして“ながら作業”を防止 スマホやPCの通知は、集中を妨げる最大の敵です。LINE、メール、SNSなどの通知が来るたびに注意が逸れ、タスクの再集中にかかる時間（リカバリ時間）が増えてしまいます。 作業中は通知をオフにするか、「おやすみモード」や「集中モード」を設定し、意図的に“遮断された環境”をつくりましょう。 5. 作業前の「5分準備」で迷わず動ける いきなり作業を始めるのではなく、まずは5分だけ「段取りの時間」を取る習慣をつけましょう。何をどの順番でやるか、必要な資料はそろっているか、などを確認しておくことで、無駄な中断や手戻りを防げます。 小さな準備が、結果的に大きな時短につながるのです。 6. マルチタスクをやめて、1つずつ片付ける シングルタスクとは、「ひとつの作業に集中し、完了させてから次へ進む」という仕事の進め方です。人は複数のことを同時にこなそうとすると、かえって処理能力が落ち、ミスやストレスの原因になります。 1つずつ丁寧に終わらせることで、達成感とスピード感を両立できます。 7. 自動化ツールを使って“繰り返し作業”を省力化 毎回手作業でやっていることがあれば、自動化ツールの導入を検討してみましょう。たとえば、Gmailの定型返信、Googleフォームからの自動集計、SNS投稿のスケジューリングなど、「同じ作業を何度もしているな」と感じたら、それは自動化のチャンスです。今は、プログラミング不要で自動化できる方法も多く、思ったより簡単に始められます。 「人でなくてもできること」は、積極的にツールに任せていきましょう。 8. 朝のゴールデンタイムを活用する 先ほども述べたように、朝起きてから数時間は、脳の処理能力が最も高い“ゴールデンタイム”といわれています。この時間帯に、思考を要する重要なタスクやアイデア出しを行うことで、効率的に成果を出すことができます。 メールチェックや事務作業などは午後に回し、「脳を使う仕事」こそ朝に集中させましょう。 9. 整った作業スペースが集中力を高める 作業効率を上げたいなら、まずは机の上を整理整頓することから始めましょう。不要な書類や文房具が目に入るだけで、脳は「他の情報」に引っ張られてしまいます。 視界がすっきりした環境は、集中力・思考力・ストレス軽減に直結します。 10. 1日の終わりに振り返りと改善を習慣化する 効率化は「やりっぱなし」では成り立ちません。日々の振り返りと、小さな改善の積み重ねが、確実な成長につながります。 毎日の終わりに「今日できたこと／できなかったこと」「明日は何を変えるか」を3分だけでも振り返る時間を取りましょう。この習慣があるだけで、仕事の質もスピードも自然と上がっていきます。 チーム全体の作業効率を高める5つの施策 作業効率の改善は、個人の努力だけでは限界があります。チーム全体での仕組みづくりや環境整備を進めることで、継続的かつ大きな効果が得られます。 特に複数人で業務を進める職場では、連携不足や情報共有のズレ、属人化したタスクが原因で、生産性が下がってしまうケースも少なくありません。 業務フローの見直しと標準化で無駄を削減 作業の流れが複雑だったり、担当者ごとにやり方がバラバラだったりすると、ムダな確認作業や手戻りが増えてしまいます。まずは現状の業務フローを「見える化」し、非効率な手順や重複している作業を洗い出しましょう。 その上で、ベストな手順をチーム全体で共有し、標準化することが重要です。誰がやっても同じ成果が出せる状態を目指すことで、作業のスピードと品質を安定させることができます。 タスクの属人化を防ぐ情報共有の仕組みづくり 属人化とは、特定の人しか把握していないタスクやノウハウが存在する状態です。その状態では、担当者が休んだり退職したりすると、業務が止まってしまうリスクがあります。 これを防ぐには、業務内容をドキュメント化し、いつでも誰でも確認できるようにすることが重要です。マニュアルや手順書、チェックリストなどを定期的に更新し、ナレッジの共有体制を整えましょう。 「誰がいなくても回るチーム」は、結果的に作業効率も高くなります。 会議の数と時間を見直し、目的を明確にする 「とりあえず定例会議」「毎週なんとなく集まる」といった習慣は、時間とエネルギーの無駄につながります。まずはすべての会議に対して、開催の必要性・目的・成果物（決定事項やアクション）を明確にすることが大切です。 定例会議の頻度を減らす、資料共有だけで済む内容はチャットで代替するなど、会議自体のあり方を見直すことが、チームの稼働効率に直結します。 チャット・コラボレーションツールの導入で情報整理 チーム内の情報共有には、メールだけでなくリアルタイム性と蓄積性を兼ね備えたツールの活用が効果的です。チャットツールであれば即時のやりとりが可能になり、小さな確認をスピーディに済ませることができます。 さらに、タスク管理やドキュメント共有を一元化できるツールを導入すれば、情報の分散や見落としを防げるだけでなく、全体の流れも見通しやすくなります。業務の見える化と効率化において、ITツールの活用は大きな味方です。 心理的安全性とフィードバックの文化を育てる 効率的なチーム運営には、「安心して意見を言える環境」が欠かせません。心理的安全性がある組織では、ミスや改善提案をためらわずに共有できるため、課題の早期発見や改善がスムーズに行われます。 また、日頃からフィードバックを行い合う文化を育てることで、個人とチームの双方が成長しやすくなります。単なる効率アップにとどまらず、「自走するチーム」を実現するための土台づくりとも言えるでしょう。 心理的安全性については、こちらの記事で詳しく説明しています。 https://mag.viestyle.co.jp/the-four-factors-of-psychological-safety/ おすすめの作業効率化ツール｜目的別に選べる定番アプリ 作業効率を高めるためには、日々の業務を支援してくれるツールの活用が非常に有効です。 ここでは、初心者でもすぐに使える代表的な作業効率化ツールを3カテゴリに分けて紹介します。それぞれの特徴を把握し、自分に合ったツールを選びましょう。 タスク管理ツールで「やること」を見える化 Trello（トレロ）は、ボード形式でタスクを管理できるツールです。ToDo・進行中・完了といったステータスでカードを移動させながら、視覚的にタスクの進捗を確認できます。プロジェクト単位でのタスク管理や、複数人での共有にも向いており、仕事の見える化に最適です。 また、Notion（ノーション）は、タスク管理に加えてドキュメント作成・データベース管理なども可能なオールインワンの情報整理ツールです。テンプレートを使って自由にレイアウトを組めるため、自分だけの管理環境を構築したい人におすすめです。 短時間集中を実現する時間管理・集中力強化アプリ Forest（フォレスト）は、スマホを使わない時間を可視化することで集中を促すアプリです。スマホを触らずに一定時間作業を続けると、アプリ内で木が育ち、習慣化をゲーム感覚で楽しめます。特にスマホの使用を抑えたい人に効果的です。 Focus To-Do（フォーカス・トゥードゥ）は、ポモドーロ・テクニック（25分作業＋5分休憩）に基づいた時間管理アプリで、タイマー機能とタスク管理が一体化しているのが特長です。集中力の波を把握しやすく、短時間で集中する習慣づくりに役立ちます。 VIE Tunes（ヴィーチューンズ）は、集中力やリラックス状態を高めることが科学的に実証された「ニューロミュージック」を活用した音楽アプリです。脳に直接作用する音の設計により、作業や学習への没入感を高めることができ、気が散りがちな作業中でも集中力を維持しやすくなります。さらに、タイマー機能も備わっているため、時間を区切って集中したい時にも便利です。 自動化ツールでルーチン作業を効率化 Zapier（ザピアー）は、さまざまなWebアプリ同士を連携させ、特定の動作をトリガーに自動で処理を実行する仕組み（ワークフロー）を作れるツールです。たとえば、メール受信時にスプレッドシートへ記録する、SNS投稿を予約するなど、日常的な繰り返し作業を省力化できます。 Make（旧Integromat）も同様に、複雑な処理をビジュアルベースで設計でき、Zapierよりも柔軟な条件設定が可能です。どちらもプログラミング不要で使えるため、業務の自動化を始めたい人にとって最適な選択肢です。 作業効率向上のために今すぐできること 作業効率を高めることは、限られた時間の中で最大の成果を生み出すために欠かせない視点です。働き方やビジネス環境が大きく変わる今、「効率よく賢く働く」ことは、個人にもチームにも求められる共通の課題となっています。 本記事では、作業効率の重要性やその背景から始まり、個人で実践できる工夫、チームでの取り組み、そして役立つツールまで、幅広くご紹介してきました。 すべてを一度に取り入れる必要はありません。まずは、自分やチームにとって「できそうなこと」「続けられそうなこと」から取り組んでみることが大切です。 作業効率の改善は、一歩ずつの積み重ねで着実に成果が見えてくるものです。今日の小さな行動が、明日の働き方を大きく変えるきっかけになるかもしれません。できることから、無理なく始めてみましょう。
